AS VANTAGENS E DESAFIOS DE TRABALHAR EM HOME OFFICE

Trabalhar em home office pode ser uma oportunidade, mas devemos estar atentos!

O termo inglês “home office”, tem hoje várias traduções para o Português, como: teletrabalho ou trabalho remoto ou trabalho em casa.

O importante não é o termo que escolhe, mas o que ele representa hoje em dia, esta condição de trabalho trata-se de uma realidade e uma necessidade que afeta uma porção significativa dos profissionais e empresas em todo o mundo.

É uma oportunidade, mas também um desafio!

Esta modalidade de trabalho foi criada para evitar a perda de tempo com deslocamento, reduzir custos e aumentar a produtividade.

Ela traz às pessoas a possibilidade de cumprir suas tarefas com maior conforto e autonomia, nos horários de melhor produtividade pessoal, além de gerar inúmeras vantagens para as empresas que deseja eficiência e redução de custos.

Contudo, o trabalho remoto, seja em casa ou em outros locais fora da empresa, exige dos profissionais, foco, disciplina e esforço para que possam render mais ou pelo menos a mesma coisa, se comparado com o trabalho presencial.

É muito fácil cair em armadilhas do dia a dia que podem tornar o trabalho em home office um pesadelo.

Separemos aqui as principais dicas para tornar seu trabalho mais fácil e produtivo em home office, com base as nossas experiências nos últimos anos e de vários outros especialistas.

Falaremos sobre:

LOCAL
HORÁRIOS
ROTINA
COMUNICAÇÃO
ORGANIZAÇÃO
FOCO E PRODUTIVIDADE
OCUPAÇÃO
RELACIONAMENTOS
RECURSOS
SAÚDE

10 DICAS PARA TRABALHAR EM HOME OFFICE

1. Defina um LOCAL exclusivamente para o trabalho

Separar um local específico para trabalhar irá ajudar em muitos aspectos.

Procure um local confortável, de baixa movimentação de pessoas e poucas distrações, escolha um local com a menor circulação de pessoas da casa e onde você vai atrapalhar menos a todos.
Evite trabalhar no sofá, pois apesar de parecer confortável, em médio prazo ele irá lhe trazer problemas de saúde, além de estar em uma área com muitas distrações.
Evite trabalhar na mesa da cozinha, pois é a área mais frequentada da casa e você terá que sair para dar lugar as refeições com frequência.
Trabalhe na área escolhida, evite trabalhar cada vez em um lugar, pois isso lhe demandará mais energia, não criará o hábito nem em você e nem em seus familiares.
Inicie e termine seu ciclo de trabalho, trabalhe no local estabelecido e ao final de sua jornada, certifique-se de sair dele, para poder quebrar a rotina e conseguir relaxar. Evite falar de trabalho nos horários e locais de lazer e vice versa.

2. Mantenha os HORÁRIOS de trabalho

Como quando éramos crianças e nossos pais estabeleciam a hora de acordar, de estudar, de brincar, de comer, de tomar banho, de assistir televisão e de dormir, para que o nosso dia fosse equilibrado e proveitoso, e para desenvolver a benéfica rotina em nossas vidas, agora como adultos precisamos continuar seguindo estes ensinamentos.

Divida seu dia, considerando todas as suas atividades. Procure encontrar equilíbrio.
Estabeleça uma jornada de trabalho.
Obedeça sua programação, mantenha o horário de início, de paradas e de término do trabalho e evite encurtar a jornada de trabalho com tarefas domésticas ou alongá-la demais por foco excessivo.
Faça intervalos regulares.
Tenha a mesma disciplina com as outras atividades, assim seu dia será produtivo e equilibrado em todos os aspectos.

3. Mantenha uma ROTINA razoável de trabalho

O ser humano é um ser de hábitos, ter hábitos alimentares, de sono, de descanso, de lazer e de trabalho, tornam nossa vida mais produtiva e saudável.

Pessoal

Levante sempre que possível no mesmo horário e siga sua rotina: tomar banho, tirar o pijama, se arrumar, etc.
Evite as roupas de ficar em casa, coloque algo confortável, mas que eventualmente possa sair ou atender uma videoconferência ou falar com um visitante.
Cuide de sua imagem, estar arrumado passa a mensagem de que está trabalhando e isso é importante e sério.

Profissional

Postura, haja em casa, como você agiria no ambiente de trabalho.
Cuide-se e tenha disciplina, uma boa dica é ter uma garrafa d’água ao seu lado e beber água com frequência, irá hidratá-lo e evitará que vá até a geladeira fora de horário por muitas vezes.
Organização e sabedoria, utilize bem o tempo que você ganha pelo fato de não ter mais que se deslocar até o trabalho, cuidado com a tentação de gastá-lo dormindo ou nas redes sociais.
Seja produtivo, escolha os horários de maior rendimento do seu dia para trabalhar, logicamente levando em consideração as demandas da empresa, clientes e fornecedores.

4. COMUNICAÇÃO com as pessoas

O trabalho em home office pode fazer com que as pessoas não se lembrem de você, seja visto e lembrado sempre que possível.

· Estabeleça um canal de comunicação, bem como uma frequência para falar com as outras pessoas, sejam elas da sua equipe, parceiros, fornecedores ou clientes.

· Aprenda a ouvir antes de falar, seja cordial e compreensivo.

· Cuidado com a má impressão, a comunicação via telefone ou vídeo conferência é útil, mas pode ser impessoal, muito direta e fria. Preste atenção para torná-la o mais eficiente e agradável possível.

· Mantenha contato, estabelecer encontros periódicos é importante para manter o alinhamento com as estratégias da empresa e os vínculos com as pessoas, além de auxiliar no gerenciamento das atividades e das metas.

5. Mantenha a ORGANIZAÇÃO do seu local de trabalho

A organização começa por você e lhe trará benefícios diretos.

· Mantenha seu local de trabalho arrumado, sua casa é agora o seu local de trabalho, portanto você deve mantê-la arrumada e organizada para aumentar sua produtividade e evitar estresse.

· Exemplo e conscientização, quando as pessoas da casa virem seu local de trabalho organizado receberão a mensagem de seriedade e importância, e tenderão a mantê-lo assim.

· Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar. (5S)

· Mantenha perto de você só o que realmente precisa, observe ao seu redor, no seu local de trabalho e procure deixar perto de você objetos de uso frequente, para todo o resto, faça uma reorganização para outras áreas da casa, irá facilitar sua vida e evitar interrupções.

· Um bom lay-out com ergonomia faz a diferença, vale a pena prestar atenção na sua estação de trabalho, como posiciona sua tela, seu mouse, sua cadeira, a qualidade da iluminação, etc. Os seus móveis não precisam ser sofisticados, mas precisam ser ergonômicos e o local de trabalho, limpo e agradável.

6. Mantenha o FOCO e a PRODUTIVIDADE

Ter foco naquilo que precisa ser feito e quando precisa ser feito, aumenta a sua produtividade e evita o cansaço em demasia.

Existe uma metodologia conhecida como “Ciclo Pomodoro” que quer dizer o ciclo do tomate, que se baseia na experiência do uso do contador de tempo de cozinha, em forma de tomate, durante a execução das receitas, que normalmente tem um tempo de 20 a 25 min.

Para aumentar a concentração da nossa mente durante o trabalho, ele funciona assim:

Separe suas atividades em CICLOS

Ciclo de trabalho, em torno de (20 a 25 minutos), foque na realização de uma tarefa desejada ou parte dela. Se sobrar tempo dentro do ciclo, use para revisar a tarefa.
Ciclo de Pausa, a cada Ciclo de Trabalho (20 a 25 min), faça uma pausa de 5 min. Neste tempo, descanse, mexa-se, tome um café, olhe suas redes sociais, etc. Mas lembre-se, só 5 minutos!
A cada 4 ciclos de trabalho, faça um Ciclo de Pausa de 15 a 20 minutos.

Exemplo:

Ciclo de trabalho – 20 a 25 min -> Ciclo de Pausa – 5 min
Ciclo de trabalho – 20 a 25 min -> Ciclo de Pausa – 5 min
Ciclo de trabalho – 20 a 25 min -> Ciclo de Pausa – 5 min
Ciclo de trabalho – 20 a 25 min -> Ciclo de Pausa – 15 a 20 min

Importante:

– Estes ciclos irão se repetir dentro da sua jornada de trabalho estabelecida, respeitando os horários das refeições.

– Para pessoas mais habituadas e já com mais capacidade de concentração, os ciclos de trabalho podem aumentar até 45 minutos cada, com o ciclo de pausa de 15 min.

Tenha duas LISTAS de tarefas

Organizar tudo aquilo que precisa fazer evita que você entre em pânico com excesso de atividades e fique paralisado e/ou desmotivado por causa disso.

A lista de Inventário Geral – Todas as tarefas que você tem que realizar e muito provavelmente não conseguirá fazer em um só dia. Coloque data de término e prioridade para cada uma delas.
A Lista de Tarefas Diárias – Seguindo seu critério de prioridade, retire as tarefas da lista de inventário geral, considerando que você irá fazê-las em um dia. Caso alguma delas seja muito grande, separe-a em partes, por exemplo: Pesquisa (50 min), elaboração (120 min), revisão (30 min). Coloque tarefas que consegue fazer em um dia, seguindo as dicas acima e deixe uma folga para imprevistos. Tenha no máximo 5 ou 6 atividades por dia na sua lista, para evitar estresse e desmotivação em não conseguir realizar todas ao final do dia. Caso termine todas, você pode usar seu tempo para outra atividade ou pegar mais um item na lista de inventário geral.

Evite INTERRUPÇÕES

Nossa mente leva em torno de 15 minutos para restabelecer e se concentrar plenamente naquilo que estávamos fazendo antes de uma interrupção, segundo matéria da revista Exame. Além de que, as interrupções aumentam a quantidade de erros que comentemos e reduzem nossa capacidade de raciocínio.

Evite ao máximo as interrupções.
Ensine e conscientize seus familiares a respeitar seu período de trabalho e sua concentração. Caso alguém te interrompa, diga que daqui a “X” minutos você falará com ela, ou seja, quando o seu ciclo de trabalho terminar. Com esta resposta consistente para todas as interrupções, as pessoas irão aprender e até mesmo passar a utilizar a mesma técnica.

Tenha um cuidado especial com as CRIANÇAS

Ter que trabalhar em casa com as crianças por perto pode ser difícil.

Seja sincero, informe a todos que tem crianças em casa e que às vezes são imprevisíveis, por mais que você as oriente e planeje seus horários de trabalho, elas podem te interromper.
Seja flexível, estabeleça regras, dê tempo para que elas gradativamente se adaptem e entenda que em alguns momentos estas regras podem ser quebradas, principalmente para evitar um estresse maior.
Faça turnos, se existe a possibilidade de dividir os cuidados com as crianças com outras pessoas, estabeleça uma agenda, assim cada um pode trabalhar em um horário.
Babás virtuais, no caso de estar só, use a tecnologia a seu favor, conecte as crianças a outras pessoas e peça que interajam com elas enquanto você trabalha.
Utilize atividades que não exigem supervisão, utilize os jogos, acesso controlado a internet, interação online com os amigos, filmes, etc. para entreter as crianças durante os momentos mais importantes.
Promova a interação e o entendimento, dê toda a atenção que puder quando estiver livre e sempre dialogue com elas para que entendam a necessidade de respeitar uns aos outros.

Não ligue a TV ou fique navegando na Internet ou nas redes sociais, fora dos horários estabelecidos.

Cair na tentação de só dar uma olhadinha, pode ser muito perigoso para sua produtividade e motivação.

Estabeleça um horário e um tempo para fazer isso e seja disciplinado.
Use seu tempo de pausa, dentro dos ciclos de pausa você pode confortavelmente verificar suas mensagens ou responder algumas chamadas, mas atenha-se ao tempo e não se esqueça de se movimentar e alongar.

Vença a tentação de abrir a geladeira a toda hora

Isso pode levá-lo a comer aquilo que não precisa, perder mais tempo do que o desejado e prejudicar a sua saúde.

Não faça corpo mole só porque ninguém está olhando

Motivação e disciplina são as chaves do sucesso do trabalho em home office, aqui vimos várias formas de se organizar e ter disciplina, encontre dentro de você a razão para fazer e permanecer fazendo todas estas coisas, assim você terá sucesso.

7. OCUPAÇÃO como forma de motivação

Caso você esteja em casa e não tenha tarefas suficientes relacionadas ao seu trabalho para preencher todo o seu dia, crie um projeto pessoal!

Estabeleça suas metas de curto, médio e longo prazo, pensando em todos os aspectos da sua vida: Saúde, Intelecto, Equilíbrio Emocional, Propósito, Finanças, Social, Família, Amor, Espiritualidade, Moradia, Viagens, Qualidade de Vida, Trabalho, etc.
Escolha uma destas metas, aquilo que é mais importante para você no momento.
Faça um detalhamento das coisas que precisa fazer, ter e empreender para que esta meta seja alcançada.
Liste todas elas na ordem cronológica e por prioridade, e assim crie um projeto para esta meta ou se preferir, um plano de ação.
Coloque estas atividades dentro de sua lista de inventário geral e depois transporte as atividades para sua lista de atividades diárias.
Comece a fazê-las dentro das tarefas do dia a dia, respeitando os prazos que você estabeleceu e as outras atividades do dia a dia.
A cada semana reavalie seu progresso até o final do projeto e reavalie se será necessário fazer alguma correção ou alteração para chegar ao objetivo final.
Ao terminar o projeto, inicie outro! Assim você irá caminhar em direção a todas as suas metas e objetivos, de maneira organizada e contínua.

8. Mantenha um bom RELACIONAMENTO com as pessoas em casa

São as pequenas coisas que incomodam no dia a dia e que com o tempo geram grande estresse!

No início do trabalho em home office, as pessoas de sua família não estarão acostumadas a conviver com você trabalhando em casa durante o dia.

A tendência da família é de te ver e tentar envolvê-lo em suas tarefas, situações e discussões do dia a dia, você precisa conscientizá-la que necessita de espaço e concentração.

Defina os horários nos quais você irá fazer tarefas de casa e interagir com as pessoas.
Ajude-as a criar suas rotinas e horários, bem como a ter disciplina.
Peça ajuda aos seus familiares para evitar interrupções nos seus ciclos de trabalho e dê a eles toda a atenção que puder nos horários e dias combinados.

9. Tenha INTERNET eficiente e BACKUP de todo o seu conteúdo

Não tem coisa mais estressante do que não conseguir se conectar a internet quando precisa ou perder todo o trabalho que você fez por falta de backup ou cópia de segurança.

Tenha um bom provedor de internet, pois a velocidade e a estabilidade serão fundamentais para agilizar seu trabalho, garantir a comunicação e troca de informações com sua equipe, seus clientes e fornecedores.
Mantenha um backup atualizado de todo o conteúdo do seu computador, seja em um HD externo ou diretamente na nuvem, que normalmente é mais fácil e rápido, além da garantia de recuperação de informações.
A medida do possível, tenha todos os equipamentos necessários para o bom desempenho do seu trabalho, como por exemplo: um computador a altura, câmera e microfone de qualidade para melhorar a experiência das videoconferências, além dos fones de ouvido para evitar incomodar as outras pessoas.

10. Preste atenção na sua SAÚDE

Ficar oito horas, sentado em uma cadeira, não faz bem para você, nem na empresa e nem em casa. No escritório, normalmente existem mais oportunidades de se movimentar, ir até outras pessoas, ir almoçar ou ir e voltar para casa, mas em casa é preciso prestar mais atenção e não se acomodar. Alimentação saudável e regular, lembre-se que o ser humano é um ser de rotina. Rotina para dormir, trabalhar, comer, etc.

Levante e ande em todas as pausas de trabalho.
Cuide da sua postura e procure alongar sempre que puder.
Evite longos períodos sem se mexer, respeite os horários de pausa.
Faça atividades físicas rotineiramente, no horário de sua preferência.
Estabeleça horários para as refeições, seguir uma dieta balanceada e respeitar os horários irá aumentar sua disposição, saúde e desempenho.

Conclusão

O trabalho em home office é uma tendência mundial e em casos de crise é uma necessidade. Ele apresenta inúmeras vantagens para as pessoas e para as empresas, mas necessita de uma boa estrutura, planejamento e disciplina para poder obter resultados significativos através dele.

Todos podemos trabalhar em home office, basta ter a motivação para dispender energia neste novo aprendizado e a iniciativa para começar.

Dicas sobre QUAIS COMPETÊNCIAS DEVO TER PARA TRABALHAR REMOTAMENTE, veja nosso artigo:

AS COMPETÊNCIAS NECESSÁRIAS PARA TRABALHAR BEM REMOTAMENTE OU EM HOME OFFICE

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Carlos Andrade Roberta Araujo

Consultor e Master Coach Sênior Psicóloga e Master Coach

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